Siegenia-Aubi Sp. z o.o., producent nowoczesnych systemów do okien i drzwi oraz automatyki i wentylacji, podjęła decyzję o wyeliminowaniu papierowych teczek osobowych i całkowitym przejściu na elektroniczną obsługę dokumentacji pracowniczej. W tym celu wykorzystano rozwiązanie SAP i kilka autorskich rozwiązań Gavdi: Gavdi eDeklaracje, Gavdi Document Generator, Gavdi ePaski i Gavdi eTeczka.
Optymalizacja poprzez digitalizację teczek pracowniczych
Celem Siegenia-Aubi była optymalizacja procesów kadrowych związanych z dokumentacją pracowniczą poprzez wyeliminowanie papierowych teczek osobowych. Stąd firma zdecydowała się na wprowadzenie zmian w sposobie przygotowywania, dystrybucji i archiwizacji dokumentów. Wykorzystanie systemu SAP HCM, uzupełnionego o rozwiązania Gavdi, pozwoliło diametralnie usprawnić ten obszar.
Wraz z wdrożeniem SAP HCM zastosowano Gavdi eDeklaracje i ePaski, które umożliwiły elektroniczną dystrybucję PITów i pasków do pracowników. Następnym krokiem było wykorzystanie rozwiązania Gavdi Document Generator do sprawnego, komfortowego i elastycznego tworzenia dokumentów pracowniczych na podstawie danych zarówno kadrowych, jak i pochodzących z naliczenia listy płac. Końcowym elementem, który gromadzi dokumenty przygotowane w innych narzędziach i prezentuje je w ustandaryzowanej strukturze, była Gavdi eTeczka – rozwiązanie do przechowywania elektronicznych kopii wszystkich dokumentów pracownika w formie skanów ich oryginalnych, papierowych wersji. Każdy z nich jest przypisany do konkretnego pracownika w systemie SAP HCM, dając działowi kadr łatwy oraz bieżący dostęp do dokumentacji pracowniczej i ułatwiając codzienną pracę administracyjną. Rozwiązanie pozwala bowiem szybciej wyszukiwać potrzebne dokumenty, czy też weryfikować ich ewentualny brak w elektronicznej teczce.
Przejście na Gavdi eTeczka obejmowało po stronie Siegenia-Aubi nie tylko przygotowanie nowego elektronicznego archiwum, ale również migrację dokumentów już przechowywanych w wewnętrznych bazach oraz płynne udostępnienie nowego systemu do codziennej pracy. Nowa elektroniczna eTeczka w technologii SAP Fiori została udostępniona użytkownikom w grudniu 2020 r.
– Wdrożenie rozwiązań Gavdi, jako uzupełnienia rozwiązania SAP HCM, umożliwia nam optymalizację obsługi dokumentacji pracowniczej oraz dodatkowe zabezpieczenie przechowywanych danych z uwagi na uprawnienia poszczególnych użytkowników wynikające z ich ról w systemie SAP. Należy podkreślić, że dzięki nowemu rozwiązaniu nie tylko dział HR, ale także menedżerowie i pracownicy zyskują łatwy dostęp do teczek osobowych, co pozwoli na ich bieżącą weryfikację i aktualizację. Jest to szczególnie istotne w czasach powszechnego ograniczania bezpośrednich kontaktów międzyludzkich ze względu na pandemię – mówi Patrycja Sopa, Siegenia-Aubi.
Narzędzia zgodne z aktualnymi regulacjami prawnymi
Spośród zastosowanych w Siegenia-Aubi rozwiązań, szczególnie istotna jest Gavdi eTeczka. Jest ona w pełni zintegrowana z systemem SAP i zbudowana w oparciu o standardową technologię SAP ArchiveLink. Oprócz optymalnej dla użytkowników funkcjonalności odzwierciedla także wymagania prawne dotyczące prowadzenia dokumentacji pracowniczej w sposób elektroniczny oraz zarządzania tymi dokumentami. Gavdi zapewnia również stałą aktualizację rozwiązania w odniesieniu do zmian prawnych.
– Gavdi eTeczka spełnia wszelkie wymogi prawne i techniczne, aby bezpiecznie przechowywać teczki osobowe pracowników, jednocześnie zapewniając do nich szybki i wygodny wgląd uprawnionym użytkownikom. Rozwiązanie jest znacznym odciążeniem dla działów kadr i zwiększa obszar samoobsługi pracowniczej – mówi Michał Rupik, Kierownik Zespołu Konsultantów i Kierownik Projektu ze strony Gavdi Polska. – Z roku na rok zauważamy znaczny wzrost zainteresowania cyfryzacją dokumentacji pracowniczej. Warto podkreślić, że w roku 2020 zrealizowaliśmy dwukrotnie więcej wdrożeń eTeczki niż w 2019 r. Doprecyzowanie przepisów prawa w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej i pandemia pomagają kolejnym pracodawcom podejmować kroki w kierunku cyfryzacji dokumentów – dodaje.
Siegenia-Aubi jest wieloletnim klientem serwisowym, którego Gavdi Polska wspiera w codziennym użytkowaniu systemu SAP HR. Dotychczas firma korzystała m.in. z rozwiązań Gavdi BHP Box, Gavdi Document Generator oraz Gavdi eDeklaracje. Wdrożenie Gavdi eTeczka stało się naturalnym uzupełnieniem wcześniejszych rozwiązań i rozszerzeniem funkcjonalności systemu.
***
Gavdi Polska S.A. specjalizuje się we wspieraniu digitalizacji, optymalizacji i transformacji cyfrowej w obszarze zarządzania kapitałem ludzkim dla firm o różnej wielkości i strukturze, niezależnie od branży. Spółka oferuje rozwiązania i usługi oparte o technologię SAP (SAP HCM, SAP SuccessFactors, SAP Business Technology Platform / SAP Cloud Platform), starannie wybrane narzędzia od innych partnerów – UKG Dimensions (wcześniej Kronos) Concur, Connexas – oraz kilkanaście autorskich produktów Gavdi opracowanych i wytwarzanych w Polsce (eDeklaracje, Korekty ZUS, PPK, Reporter, Document Generator, eTeczka, Replicator, ePaski, Reminder, BHP, Self Service Platform, Time Management Platform, Personnel Requests Platform, Payroll Cost Planning and Reporting Platform) oraz dostarczanych przez Grupę Gavdi (Easy Documents, Easy Archives, Easy Hire, HR Analytics).
To podejście pozwala Gavdi na przygotowanie najlepszej możliwej propozycji w dowolnym obszarze zarządzania kapitałem ludzkim: coreHR (kadry, płace), czas pracy, zarządzanie talentami (cele, oceny, stały feedback, rozwój, sukcesja), rekrutacja, adaptacja, zarządzanie szkoleniami, samoobsługa pracownicza i menedżerska, zarządzanie podróżami służbowymi, planowanie kosztów osobowych etc.
Gavdi dysponuje własnym Zespołem Konsultingowym, Centrum Rozwoju Aplikacji oraz Centrum Wsparcia Aplikacji. Firma zatrudnia obecnie ok. 100 osób – konsultantów aplikacyjnych, technologicznych i programistów z wieloletnim doświadczeniem – które umieją przekładać język technologii na aktualne potrzeby biznesu. Dzięki temu z produktów i usług Gavdi Polska korzysta ponad 250 firm.
Gavdi Polska powstała w 2006 roku i należy do międzynarodowej Grupy Gavdi założonej w 1999 roku, która obecnie działa w jedenastu krajach: Danii, Szwecji, Norwegii, Finlandii, Polsce, Wielkiej Brytanii, Irlandii, Niemczech, Niderlandach, Portugalii i Zjednoczonych Emiratach Arabskich, zatrudniając ponad 250 konsultantów i programistów. Więcej informacji: http://www.gavdi.pl